מנכ"ל חברה, גם אם מדובר בחברה קטנה, חייב שיהיה לו מישהו צמוד אליו בשעות העבודה, שיהיה יד ימינו. מנכ"ל זקוק לניהול יומן וקביעת פגישות באופן מדויק ויעיל, הוא צריך אדם מיומן שידע לנהל את לוחות הזמנים שלו כהלכה, כמו גם שחשוב שלמנכ"ל יהיה איש או אשת מקצוע שיהיו צמודים אליו בשעות העבודה. מדובר בעוזר מיומן, כזה שיהיה עם היד על הדופק בכל הנוגע למהלכים עסקיים שונים, ניהול אדמיניסטרטיבי של החברה, ניהול עובדים, כמו גם אדם שידע לזכור דברים חשובים אפילו במקום המנכ"ל ובכך יוכל לנהל משימות טוב יותר.
לאדם הזה קוראים 'עוזרת אישית למנכל' וזה יכול להיות עוזר אישי, ומאד חשוב לדעת כיצד לבחור את מי שמוכשר ביותר לתפקיד. תפקיד זה אינו תפקיד מזכירותי נטו משום שהוא דורש אחריות רבה, אסרטיביות בעבודה מול אנשים ויכולת לקחת את כלל האחריות והניהול על כתפיו.
אז כיצד בוחרים עוזרת אישית?
בתחילה חשוב לדעת שכיום אפשר לבחור עוזרת אישית וירטואלית שתבצע עבור המנכל את כל מה שדרוש, החל מניהול פגישות ויומן עד לעבודה מול הצוות, ניהול משרד, ליווי בפגישות וביצוע משימות שהמנכ"ל צריך לבצע, אך אין לו זמן לכך.
בעולם שבו עבודה מרחוק הפכה למועדפת, אפשר לשכור שירות עוזרות אישיות און ליין שלא מגיעות למשרד ומספקות שירות אדמיניסטרציה לפי שעות. מדובר בעוזרת מרחוק לה משלמים פר עבודה, ואין צורך לשלם לה נסיעות, דמי מחלה או חופשה, הוצאות רכב וביגוד וכולי. בנוסף לכך, את העוזרת האישית אפשר לבחור לפי פרוייקטים כך שרק בזמנים לחוצים אשת המקצוע תעבוד עבור המנכ"ל. כך אפשר לחסוך תקציב רב.
ומה בנוגע לעוזרת אישית עובדת חברה? מה הקריטריונים לבחירה?
יש כמה קריטריונים לבחירת עוזרת אישית למנכ"ל:
ניסיון
כשאתם בוחרים עוזרת אישית רצוי לבחור אישה עם ניסיון. זאת יכולה להיות חיילת משוחררת ששירתה כמנהלת לשכה בצה"ל אשר יודעת מה דורש התפקיד ויש לה רצון ויכולת להתמודד עם ניהול אדמיניסטרטיבי, או שזאת יכולה להיות אישה בגיל השלישי שכבר עסקה בתחום לא מעט שנים. בחרו אשת מקצוע מנוסה.
מחויבות
עוזרת אישית חייבת להיות מחויבת למשרה. עליה לדעת כי לעיתים שעות העבודה יתארכו ולהבין ש'העט לא יכולה ליפול מידיה' בדיוק בשעה 17:00. במידה ומדובר בעבודה של שעות ארוכות: חשוב להבהיר את הדבר למועמדת למשרה כדי שלא תמצאו את עצמכם במאבק מולה בכול פעם שיש צורך בשעות נוספות.
ידיעת שפות
המשק הגלובאלי שבו אנו מתנהלים מחייב ידיעת שפות. אנגלית בסיסית נחוצה להבנת תוכנות או של תכנים שאינם בעברית ואפילו לניהול יומן או אפליקציות באנגלית. אם נדרשת ידיעת שפה נוספת, הבהירו זאת במודעת הדרושים שתפרסמו.
אסרטיביות
חשוב לשים לב כי המועמדת שאתם שוקלים לשכור אסרטיבית. בתחום זה אסרטיביות היא שם המשחק ודרושה אשת מקצוע שתדע לדבר במקום המנכ"ל כשצריך, לנהל יומן באופן שבו כל הפגישות יתקיימו וגם תדע "להציל" את המנכ"ל כשהוא שוכח עבודה חשובה בעסקה גדולה או בעת פגישה חשובה.
יכולות טכניות
לבסוף ישנן יכולות טכניות שנדרשות בשל ריבוי המשימות בניהול אדמיניסטרטיבי. עוזרת אישית צריכה להכיר תוכנות ניהול מלאי ותוכנות להנהלת חשבונות כמו שעליה לדעת כיצד להוריד אפליקציות להעברת כספים או לאתר בעלי מקצוע מסוימים. בחרו אשת מקצוע שמכילה את כל הדגשים והיתרונות ותמצאו את העוזרת האישית המושלמת עבור המנכ"ל.
